Enfoque de Tres Niveles… Como deberiamos trabajar con Excel

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Una gran ventaja de Excel es lo intuitivo y facil de utilizar, esta sin embargo es tambien y para fines profesionales una de sus peores desventajas.
Para muchos de nosotros que no somos millenials, el antecedente directo de la computadora personal es ni más ni menos que…. La máquina de escribir (la mecánica, no la eléctrica)


Lo ves? Parece que esto es de la prehistoria, pero no, para los baby boomers y la generación X, este fue El Paso previo a esa ocasión en que nos pusieron enfrente de una computadora con Excel (o Lotus 123)  y nos dijeron “lo necesito para ayer”, así que sin más nos pusimos manos a la obra y sin tener entrenamiento previo nos convertimos en los genios de las hojas de cálculo.

Sin embargo, el hecho de que funcione no quiere decir que sea lo correcto, de hecho no es ni ordenado ni eficiente, obsesionados por los resultados inmediatos introducimos datos en la pantalla para que sean lo mismo que va a aparecer en papel o en una diapositiva, pero en realidad, como muchas otras cosas en excel lo usamos muy lejos de sus posibilidades.

Cuando doy un curso, lo primero que pido a los asistentes es que definan Excel, la mayoría empieza con “es un programa de hoja de cálculo” o algo parecido, y es correcto, pero si es un programa, entonces por qué no lo usamos como tal?


El enfoque de tres niveles que propongo en mis cursos o en consultoría lleva a Excel a ser visto con el enfoque que tiene un programa de computacion, alguna vez todos hemos visto estos elementos de una u otra manera.

  • Input, se refiere a recopilar los datos necesarios y de manera ordenada guardarlos en un libro de trabajo.
  • Process, se refiere a tomar esos datos de Input y hacer los cálculos, agregar o quitar la info que no sea necesaria.
  • Output, se refiere al resultado que buscamos y estaremos presentando a los clientes o a nuestro jefe.
  • Feedback, se refiere a la corrección o cambios que procedan.

Como verán, este enfoque nos permite separar los elementos y tratar cada uno con la atención que merece, por ejemplo el separar el input del process nos permite ver si los datos son válidos, si hay que limpiarlos de caracteres o agregar un dato de distinta fuente.

La gran ventaja de Excel es que estos tres elementos podemos colocarlos en una sola hoja o distribuirlos en varias.

Que opinas? Crees que este enfoque te puede ayudar?

Si deseas saber más déjame un comentario y te responderé tan pronto como pueda.

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Ahora en Houston!

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A partir de este mes y en conjunto con nuestros colegas de Taxes & Numbers LLC estamos ofreciendo nuestros servicios en Houston, Texas, estamos muy emocionados por esta nueva etapa, sabemos que las industrias de Energía, las del ramo medico y aeroespacial son usuarios intensivos de la automatización que Excel/ VBA proporciona, y con la experiencia acumulada podemos hacer un buen papel en agilizar el trabajo.

Si te interesa agilizar tus procesos, déjanos un mensaje aquí y nos comunicaremos contigo, o mándanos un mail a IsSolved@gmail.com.

Saludos!

Programar un BackUp using VBA

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Schedule a BackUp using VBA

by Lopez, Ricardo on 9/26/2012 3:00 PM

Category: Utilities; VBA; Efficiency; Best Practices

Queremos hacer un backup de ciertos tiempo, archvos cada cierto tiempo.

Encontré este código y esta trabajando bien, es necesario agregar un evento OnTime para que te recuerde o corra el
Código.

Aparte de compartir el código con ustedes, me pregunto si ustedes hubieran tomado un enfoque diferente, apreciare sus comentarios.

Sub RunZip()
Call ZipFile_FX("c:a.zip", "C:Compliance2011*.*")
End Sub

Sub ZipFile_FX(ZipFileName As String, fileToBeZipped As String)

Const ZIPEXELOCATION = "c:program fileswinzipwinzip32.exe"

Shell ZIPEXELOCATION & " -a " & Chr(34) & ZipFileName & Chr(34) & _
" " & Chr(34) & fileToBeZipped & Chr(34), vbNormalFocus

End Sub

El autor del código es Garry Robinson
http://www.vb123.com/toolshed/06_access/zipAFile.htm

Confianza… Hasta en las hojas de calculo es util.

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La confianza agiliza todo, cuando usted tiene confianza en la capacidad profesional de una persona acepta sus numeros sin pensar y los ocupa para continuar con su trabajo, Microsoft decidio para la version 2007 que usted tendría que seleccionar cuales eran las fuentes en las que podia confiar y en cuales no, esto puede llegar a ser molesto por que tiene que cada vez que usted abre alguno de los archivos que estan en su propia PC Excel le requiere que declare que confia en el contenido del archivo…. aun cuando usted mismo lo ha creado ese archivo!!!
Vamos a ver una solucion.

En el boton de Office vamos a “Excel Options”

En el panel izquierdo seleccione “Trust Center”

Seleccione “Trust Center Settings”

Seleccione “Trusted Locations”

Seleccione “Add New Locations”

En el cuadro que dice “Browse” busque el directorio que contiene sus archivos, note que debera marcar el cuadro “Subfolders of this folders are also Trusted”

Con esto se podra olvidar de esos molestos avisos de seguridad.

Shortcuts Universales

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Si usted trabaja en una empresa trasnacional seguramente sus aplicaciones estarn en ingles, si trabaja en una empresa nacional entonces lo tendra en castellano, cuando se trata de Excel y usted utiliza mas el teclado que el raton esto representa un inconveniente.

Microsoft trata de dar varias maneras de hacer la misma actividad, trata de usar faciles de recordar pero estos pueden cambiar entre idiomas, afortunadamente tambien proporcionaron los short cuts universales que funcionaran en cualquier idioma.

Copiar Ctrl-Insert
Cortar Shift-Suprim
Pegar Shift-Insert
Repetir Alt-Enter
Insertar Ctrl – +
Borrar Ctrl – –

y la lista continua…., he aqui una lista mas extensa de atajos

Select the whole column CTRL + SPACE
Select the whole row SHIFT + SPACE
Select table SHIFT + CTRL + SPACE bar
Save CTRL + s
Select visible cells only ALT + ;
Select entire region CTRL + A
Select a continuous range of data (e.g. pivot), no matter where your cursor is. CTRL + *
Select all cells with comments CTRL + SHIFT + O
Select all cells that are directly or indirectly referred to by in the CTRL + SHIFT + {
Select all cells with that refer directly or indirectly to the active cell CTRL + SHIFT + }
Previous sheet CTRL + Page Up
Next sheet CTRL + Page Down
Launch GO TO Dialog (from here you can select special or jump to a cell or range) F5
Go to top left (will go to top left of freezed pane if set) CTRL + Home
Go to last non-blank cell CTRL + end
Go to previous sheet CTRL + PgUp
Go to next sheet CTRL + PgDn
Print CTRL + Shift + F12
Toggle between workbooks in a given session of excel. CTRL + TAB
Change the type of cell reference from relative to absolute or semi-absolute F4
Repeat whatever you did last Alt + Enter
Debug portions of a formula (select and press) F9
Sum range ALT + =
Display range names (can be used when typing ) F3
Select all precedent cells CTRL + [
Select all dependent cells CTRL + ]
Format (cells, objects, charts) CTRL + 1
Bold a cell’s content CTRL + B
Hide row CTRL + 9
Hide column CTRL + 0
Unhide row CTRL + SHIFT + 9
Unhide column CTRL + SHIFT + 0
Collapse the ribbon (press again to expand) CTRL + F1
Opens print preview CTRL + F2
Activate next window ALT + TAB
Activate previous window ALT + SHIFT + TAB
Close an excel workbook crtl + F4
Create a pivot table in new sheet (of course after selecting the range) ALT + DPF
Create a pivot table in the same sheet. ALT + DPN
Enter current date CTRL + ;
Enter current time CTRL + :

Hoja personalizada.

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Que es lo que hace cuando empieza a trabajar en un reporte?? Generalmente pone un encabezado, define a que periodo se refiere su reporte, indica que tipo de unidad esta utilizando (dolares, pesos, unidades, miles o millones de estos)
y muy posiblemente antes de hacer la primer impresion agrega la ruta de este archivo en el pie de pagina y pone el nombre de su departamento en algun lugar del encabezado o pie de pagina  y por ultimo pone tambien en el pie de pagina el numero de hoja de cada pagina a imprimir.

Estoy OK con todo esto… Si no tuviera que hacerlo miles de veces!!

Dejeme contarle como nos ahorramos estos minutos que a la larga se convierten en horas, horas que seguramente usted paga con una cena fria y el ceno fruncido de una esposa enfadada.

Primer paso: en una hoja nueva haga todo lo que quiera que aparezca por default, encabezado, logo de su empresa, calculos, formatos, encabezados y pies de pagina, y no olvide el nombre de su depto en un lugar visible, la hoja debiera parecer a esta (obvio usted debe poner su estilo personal en el diseño)

Segundo paso, salve este archivo pero con entension “.xlt”, debe seleccionarlo del cuadro “save as filetype”. Dele un nombre descriptivo al archivo y listo.

Tip adicional. Al momento que lo esta salvando puede crear una carpeta con el nombre que usted quiera,  haga cuantas plantillas necesite y cuantos tabs sean necesarios, para insertar una hoja nueva solo de click derecho sobre los tabs o de file-new y selecione la plantilla que mejor le convenga.

Confianza… Hasta en las hojas de calculo es util.

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La confianza agiliza todo, cuando usted tiene confianza en la capacidad profesional de una persona acepta sus numeros sin pensar y los ocupa para continuar con su trabajo, Microsoft decidio para la version 2007 que usted tendria que decidir cuales eran las fuentes en las que podia confiar y en cuales no, esto puede llegar a ser molesto por que tiene que cada vez que usted abre alguno de los archivos que estan en su propia PC Excel le requiere que declare que confia en el contenido del archivo…. aun cuando usted mismo lo ha creado ese archivo!!!
Vamos a ver una solucion.

 En el boton de Office vamos a “Excel Options”

En el panel izquierdo seleccione “Trust Center”

Seleccione “Trust Center Settings”

Seleccione “Trusted Locations”

Seleccione “Add New Locations”

En el cuadro que dice “Browse” busque el directorio que contiene sus archivos, note que debera marcar el cuadro “Subfolders of this folders are also Trusted”

 Con esto se podra olvidar de esos molestos avisos de seguridad.