Ahora en Houston!

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A partir de este mes y en conjunto con nuestros colegas de Taxes & Numbers LLC estamos ofreciendo nuestros servicios en Houston, Texas, estamos muy emocionados por esta nueva etapa, sabemos que las industrias de Energía, las del ramo medico y aeroespacial son usuarios intensivos de la automatización que Excel/ VBA proporciona, y con la experiencia acumulada podemos hacer un buen papel en agilizar el trabajo.

Si te interesa agilizar tus procesos, déjanos un mensaje aquí y nos comunicaremos contigo, o mándanos un mail a IsSolved@gmail.com.

Saludos!

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Hack # 1 El Metodo.

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Todas la veces que he expuesto este tema en un curso me quedo con la idea de que no fui lo suficientemente insistente en la importancia del tema, y tengo la firme conviccion de que el tener claro la importancia del METODO es mas importante que todos los siguientes Hacks que veremos en esta serie de posts, por que es la base para evitar retrabajos, prevenir errores y darle a nuestro producto final una mejor apariencia.

El metodo es obvio, pero el problema para las generaciones X y Y es que la mayoria recibio Excel sin dejar en claro precisamente lo que Excel es en realidad:
EXCEL ES UN PROGRAMA DE COMPUTADORA (Y COMO TAL DEBE DE SER TRATADO)
 
Pero sucede que los de la Generacion X, nuestro antecedente de la PC es … la Maquina de Escribir!!!
y la maquina de escribir estaba años luz de que potencialmente podian hacer las primeras hojas de calculo!
Asi que lo que los que somos de la Generacion X saltamos de la maquina de escribir a Lotus 123 y empezamos a operar hojas de calculo como una maquina de escribir maravillosa, que nos ahorraba mucho tiempo al poder corregir en pantalla y que adicionalmente podia sacar sumas.
Pero los no estabamos ni cerca de saber los limites, no veiamos las posibilidades de calculo, almacenamiento de datos, programacion, graficacion, no las vimos…. y tampoco las buscamos, las prisas y la rutina nos hicieron que vivieramos con lo que sabiamos, despues de todo, Lotus 123 era un excelente maquina de Escribir y esa ayuda era ya de por si maravillosa.
 
Pero, no es la manera correcta, aun cuando Excel nos permite poner lo que que queramos, donde queramos, Excel, tiene la finalidad recibir, procesar y dar un resultado.
Al hacerlo asi liberamos el grandioso poder que tiene y aun mas importante, liberamos nuestro tiempo para poder hacer mas cosas (o salir mas temprano)
 
Asi que te propongo este metodo:

Imagen

Sencillo, right??
Si, pero pocos lo siguen, la mayoria pone los datos donde quiere verlos en una hoja de papel impresa.

El Metodo que sugiero traducido a un archivo se veria mas de esta forma:

Nota que esto implica orden:
1.- El INPUT indica que los datos se colocan en una hoja separada, no implica calculos, poner los datos de la manera mas natural posible hace que te enfoques en la integridad de los datos, ver que los datos correspondan al mes o al centro de costos correcto, sin que tengas que hacer algun proceso para manipularlos.

2.-CALCULATIONS hace todas las operaciones necesarias, quita espacios innecesarios, extrae datos numericos de datos de texto, corrige datos de fecha, realiza sumas o consolida grupos de datos.
Esta fase incluye la logica de negocios que necesitas definir para hacer un buen reporte.

3.- Es la presentacion, es tu reporte final, es tu entregable, donde te preocupas de dar un producto bien diseñado, agradable a la vista y facil de leer, como todo es sujeto a cambios, pero tus cambios se realizan en celdas especificas, que sirven como filtros para mostrar los datos que requieres.

Lejos de ser un enfoque rigido, el Metodo es sumamente flexible, pues no importa donde lleves a cabo estas tres fases

Incluso muchas veces no necesitar tener claramente marcada estas tres fases.
El Metodo es mas un MINDSET que una receta de cocina.

Y una vez mas, creo que no soy lo suficientemente enfatico para enlistar los beneficios de seguir El Metodo, espero mas adelante poder mostrar ejemplos o guias.

Nos vemos en el siguiente post.

 

Programar un BackUp using VBA

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Schedule a BackUp using VBA

by Lopez, Ricardo on 9/26/2012 3:00 PM

Category: Utilities; VBA; Efficiency; Best Practices

Queremos hacer un backup de ciertos tiempo, archvos cada cierto tiempo.

Encontré este código y esta trabajando bien, es necesario agregar un evento OnTime para que te recuerde o corra el
Código.

Aparte de compartir el código con ustedes, me pregunto si ustedes hubieran tomado un enfoque diferente, apreciare sus comentarios.

Sub RunZip()
Call ZipFile_FX("c:a.zip", "C:Compliance2011*.*")
End Sub

Sub ZipFile_FX(ZipFileName As String, fileToBeZipped As String)

Const ZIPEXELOCATION = "c:program fileswinzipwinzip32.exe"

Shell ZIPEXELOCATION & " -a " & Chr(34) & ZipFileName & Chr(34) & _
" " & Chr(34) & fileToBeZipped & Chr(34), vbNormalFocus

End Sub

El autor del código es Garry Robinson
http://www.vb123.com/toolshed/06_access/zipAFile.htm

¿Por que usa hojas de calculo si son tan poco confiables?

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Llevo 20 años trabajando con ellas y seguramente me he encontrado con el 95% de los poblemas que estas pudieran generar, pero tengo que ser honesto,  cada uno de mis clientes le asigna al menos “algo” de culpa a el software, cuando en realidad el problema es causado por falta de pericia.

La hoja de calculo se convirtio en una evolución obvia de la maquina de escribir,  al hacerce la PC omnipresente en el mundo empresarial el poder que nunca en historia se habia podido alcanzar se nos dio casi sin merecerlo, recuerdo en mis primeras practicas de la materia de contabilidad de costos no era permitido un solo error, un solo borron era penalizado con puntos menos, cuanto hubiera querido tener el comando “deshacer” en esas ocasiones.

Si usted tiene mas de 35 seguramente paso de las hojas tabulares verdes a Lotus 123 o VisiCalc, es decir paso a usar la PC para lo que usaba las hojas de papel, en otras palabras a usar la computadora como una maquina de escribir con anabolicos, no recibio entrenamiento, sino que por instinto fue adaptandose a la herramienta que tenia en su escritorio.

Los errores tienen un alto costo y van desde su prestigio y su credibilidad hasta llegar a un perjuicio economico para su empresa.

No voy a defender a los desarrolladores, los programas no son perfectos, pero dentro de su ambito de influencia usted puede detectar la gran mayoria de los errores, la atencion y el cuidado que ponga en lo que esta presentando, eso nunca sera parte del software.

Hace tiempo impartimos un curso a usuarios primerizos de Excel, los participantes esperaban que recorrieramos uno a uno los comandos del menu y en vez de eso les dimos un archivo con cifras cargadas y les pedimos qe detectaran donde estaban los errores.

En realidad no habia errores en las formulas, pero las cifras estaban ligeramente fuera de los margenes de lo razonable, los participantes eran miembros de finanzas y con algo de razonamiento pudieron encontrar la desviacion y entramos en un acalorado debate de como utilizar Excel no solo para hacer mejor lo que ya haciamos sino para hacer todo lo que no haciamos en ese momento.

Saber usar Excel no es solo saberse los menues de memoria, es saber encontrar un significado a los numeros y saber la razonabilidad de los mismos, una vez que sabe a donde quiere llegar puede buscar la mejor forma de llegar ahi.

Es decir tiene que saber mantener el equilibrio en una bicicleta antes de correr en una moto.

Cuando actuamos como automatas perdemos el sentido de lo que estamos haciendo y seguramente estamos incurriendo en errores que nos pueden costar muy caro.

Se necesita entrenamiento para manejar una hoja de calculo, asi como para manejar un torno se requiere un minimo de horas de practica previa para manejar de manera eficiente Excel debe de tener una capacitacion apropiada.

Asi que la proxima vez que tenga un error en su hoja de calculo… Pienselo dos veces antes de culpar a Microsoft.

En una una proxima entrega le comentare sobre los 7 consejos para revisar sus hojas de calculo.

El Smart Phone

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La novedad ahora son los smart phones, cuando vino el auge  de  las PCs se le dio al hombre la oportunidad de por primera vez en su historia crear cualquier contenido, a#os despues con la llegada de netscape ese contenido podia ser distribuido a nivel mundial, un adolecente en su dormitorio podia ser conocido al otro lado del planeta por haber creado un codigo novedoso o investigadores que colaboran para encontrar la solucion a  un problema que hubiera tomado a’os encontrar lo hacen en semanas.
En otras palabras la PC nos dio la oportunidad de tener algo que compartir, Internet nos dio el poder de poderlo compartir con el mundo y el SmartPhone nos permite hacerlo en cualquier lugar, a cualquier hora, es decir tenemos el poder de la omniprecencia digital.
La maravilla de todo esto es tener un alcance mundial desde el centro comercial desde donde estas esperando a tu esposa mientras compra zapatos.
Esta es una nueva etapa en la conectividad la productividad no tiene horarios, en pocos segundos puedo tener el conocimiento de el mejor especialista de hojas de calculo del mundo que vive en Tucson Arizona, mi esposa me hace cambios de planes para el fin de semana en el messanger de microsoft y mi madre me llena de bendiciones por SMS y todo esto ocurre mientras cuido a mis dos peque’os que retosan en los juegos infantiles.
El mundo es plano, ahora con mayor razon el hombre comun tiene los medios de creacion de riqueza al alcance de su mano, hoy por hoy la economia ha dejado de ser una economia basada en los bienes de  capital, hoy la economia esta basada en el conocimiento

La novedad ahora son los smart phones, cuando vino el auge  de  las PCs se le dio al hombre la oportunidad de por primera vez en su historia crear cualquier contenido, años despues con la llegada de Netscape ese contenido podia ser distribuido a nivel mundial, un adolecente en su dormitorio podia ser conocido al otro lado del planeta por haber creado un codigo novedoso o investigadores que colaboran para encontrar la solucion a  un problema que hubiera tomado años encontrar ahora lo hacen en semanas.

En otras palabras la PC nos dio la oportunidad de tener algo que compartir, Internet nos dio el poder de poderlo compartir con el mundo y el SmartPhone nos permite hacerlo en cualquier lugar,  a cualquier hora, es decir tenemos el poder de la omniprecencia digital.

La maravilla de todo esto es tener un alcance mundial desde el centro comercial desde donde estas esperando a tu esposa mientras compra zapatos.

Esta es una nueva etapa en la conectividad la productividad no tiene horarios, en pocos segundos puedo tener el conocimiento de el mejor especialista de hojas de calculo del mundo que vive en Tucson Arizona, mi esposa me hace cambios de planes para el fin de semana en el messanger de microsoft y mi madre me llena de bendiciones por SMS y todo esto ocurre mientras cuido a mis dos pequeños que retosan en los juegos infantiles.

El mundo es plano, ahora con mayor razon el hombre comun tiene los medios de creacion de riqueza al alcance de su mano, hoy por hoy la economia ha dejado de ser una economia basada en los bienes de  capital, hoy la economia esta basada en el conocimiento y la comunicacion.
Los SmartPhones son la maravilla que nos libera de tener que estar frente a una PC para hacer que nuestra voz se oiga, los SmartPhones nos permiten crear nuestro contenido al momento y distribuirlo tan pronto como lo generamos, algo mejor solo podria ser la telepatia (aunque dudo que pueda ocuparla para agregar un attachment).

Dado que por fin tengo mi SmartPhone, este blog estara disponible mas frecuentemente.

Nos vemos en la proxima.

Escrito en un Nokia E71x.