Confianza… Hasta en las hojas de calculo es util.

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La confianza agiliza todo, cuando usted tiene confianza en la capacidad profesional de una persona acepta sus numeros sin pensar y los ocupa para continuar con su trabajo, Microsoft decidio para la version 2007 que usted tendría que seleccionar cuales eran las fuentes en las que podia confiar y en cuales no, esto puede llegar a ser molesto por que tiene que cada vez que usted abre alguno de los archivos que estan en su propia PC Excel le requiere que declare que confia en el contenido del archivo…. aun cuando usted mismo lo ha creado ese archivo!!!
Vamos a ver una solucion.

En el boton de Office vamos a “Excel Options”

En el panel izquierdo seleccione “Trust Center”

Seleccione “Trust Center Settings”

Seleccione “Trusted Locations”

Seleccione “Add New Locations”

En el cuadro que dice “Browse” busque el directorio que contiene sus archivos, note que debera marcar el cuadro “Subfolders of this folders are also Trusted”

Con esto se podra olvidar de esos molestos avisos de seguridad.

Shortcuts Universales

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Si usted trabaja en una empresa trasnacional seguramente sus aplicaciones estarn en ingles, si trabaja en una empresa nacional entonces lo tendra en castellano, cuando se trata de Excel y usted utiliza mas el teclado que el raton esto representa un inconveniente.

Microsoft trata de dar varias maneras de hacer la misma actividad, trata de usar faciles de recordar pero estos pueden cambiar entre idiomas, afortunadamente tambien proporcionaron los short cuts universales que funcionaran en cualquier idioma.

Copiar Ctrl-Insert
Cortar Shift-Suprim
Pegar Shift-Insert
Repetir Alt-Enter
Insertar Ctrl – +
Borrar Ctrl – –

y la lista continua…., he aqui una lista mas extensa de atajos

Select the whole column CTRL + SPACE
Select the whole row SHIFT + SPACE
Select table SHIFT + CTRL + SPACE bar
Save CTRL + s
Select visible cells only ALT + ;
Select entire region CTRL + A
Select a continuous range of data (e.g. pivot), no matter where your cursor is. CTRL + *
Select all cells with comments CTRL + SHIFT + O
Select all cells that are directly or indirectly referred to by in the CTRL + SHIFT + {
Select all cells with that refer directly or indirectly to the active cell CTRL + SHIFT + }
Previous sheet CTRL + Page Up
Next sheet CTRL + Page Down
Launch GO TO Dialog (from here you can select special or jump to a cell or range) F5
Go to top left (will go to top left of freezed pane if set) CTRL + Home
Go to last non-blank cell CTRL + end
Go to previous sheet CTRL + PgUp
Go to next sheet CTRL + PgDn
Print CTRL + Shift + F12
Toggle between workbooks in a given session of excel. CTRL + TAB
Change the type of cell reference from relative to absolute or semi-absolute F4
Repeat whatever you did last Alt + Enter
Debug portions of a formula (select and press) F9
Sum range ALT + =
Display range names (can be used when typing ) F3
Select all precedent cells CTRL + [
Select all dependent cells CTRL + ]
Format (cells, objects, charts) CTRL + 1
Bold a cell’s content CTRL + B
Hide row CTRL + 9
Hide column CTRL + 0
Unhide row CTRL + SHIFT + 9
Unhide column CTRL + SHIFT + 0
Collapse the ribbon (press again to expand) CTRL + F1
Opens print preview CTRL + F2
Activate next window ALT + TAB
Activate previous window ALT + SHIFT + TAB
Close an excel workbook crtl + F4
Create a pivot table in new sheet (of course after selecting the range) ALT + DPF
Create a pivot table in the same sheet. ALT + DPN
Enter current date CTRL + ;
Enter current time CTRL + :

Eliminar Objetos que vienen de paginas Web

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Cuando importamos informacion de paginas web muy frecuentemente la informacion viene con elementos graficos que resulta dificil de eliminar, eliminarlos con un simpre “suprimir” no es suficiente, veamos

1.-Cambia a modo de diseño,  esto se hace en el Tab “Developer”, (si no lo tienes visible puedes activarlo en Office Button ->Options ->Popular

2. ya que puedes ver el tab activa el modo de diseño, como lo muestra el dibujo

3.- Estando en modo de Diseño, presiona “F5” –> “Special” –>”Objects”-à y “Ok”, y los veras seleccionados como muestra la ilustración anterior.

Ahora solo presiona “Delete” y ya habras borrado todos los objetos.

Hoja personalizada.

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Que es lo que hace cuando empieza a trabajar en un reporte?? Generalmente pone un encabezado, define a que periodo se refiere su reporte, indica que tipo de unidad esta utilizando (dolares, pesos, unidades, miles o millones de estos)
y muy posiblemente antes de hacer la primer impresion agrega la ruta de este archivo en el pie de pagina y pone el nombre de su departamento en algun lugar del encabezado o pie de pagina  y por ultimo pone tambien en el pie de pagina el numero de hoja de cada pagina a imprimir.

Estoy OK con todo esto… Si no tuviera que hacerlo miles de veces!!

Dejeme contarle como nos ahorramos estos minutos que a la larga se convierten en horas, horas que seguramente usted paga con una cena fria y el ceno fruncido de una esposa enfadada.

Primer paso: en una hoja nueva haga todo lo que quiera que aparezca por default, encabezado, logo de su empresa, calculos, formatos, encabezados y pies de pagina, y no olvide el nombre de su depto en un lugar visible, la hoja debiera parecer a esta (obvio usted debe poner su estilo personal en el diseño)

Segundo paso, salve este archivo pero con entension “.xlt”, debe seleccionarlo del cuadro “save as filetype”. Dele un nombre descriptivo al archivo y listo.

Tip adicional. Al momento que lo esta salvando puede crear una carpeta con el nombre que usted quiera,  haga cuantas plantillas necesite y cuantos tabs sean necesarios, para insertar una hoja nueva solo de click derecho sobre los tabs o de file-new y selecione la plantilla que mejor le convenga.

Confianza… Hasta en las hojas de calculo es util.

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La confianza agiliza todo, cuando usted tiene confianza en la capacidad profesional de una persona acepta sus numeros sin pensar y los ocupa para continuar con su trabajo, Microsoft decidio para la version 2007 que usted tendria que decidir cuales eran las fuentes en las que podia confiar y en cuales no, esto puede llegar a ser molesto por que tiene que cada vez que usted abre alguno de los archivos que estan en su propia PC Excel le requiere que declare que confia en el contenido del archivo…. aun cuando usted mismo lo ha creado ese archivo!!!
Vamos a ver una solucion.

 En el boton de Office vamos a “Excel Options”

En el panel izquierdo seleccione “Trust Center”

Seleccione “Trust Center Settings”

Seleccione “Trusted Locations”

Seleccione “Add New Locations”

En el cuadro que dice “Browse” busque el directorio que contiene sus archivos, note que debera marcar el cuadro “Subfolders of this folders are also Trusted”

 Con esto se podra olvidar de esos molestos avisos de seguridad.

Llenar celdas vacias

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Quizas deje de ganar algunas horas de consultoria, pero usted se evitara largas horas de trabajo y probablemente algunos miles de pesos.

No es que no me guste ganarme un dinero extra pero cuando atiendo este tipo de problemas me siento culpable si cobro por algo tan sencillo.

Suponiendo que usted tiene una matriz de datos de esta forma: Fill_step1

y quiere llenar los espacios vacios con el primer de renglon anterior para que quede de esta manera:

Fill_step4

los pasos son los siguientes:
1.- Ubiquese en el primer renglon y presione “Ctrl-*” , con esto tendra su matriz seleccionada
2.- Presione “Shift-F5” y de click en el boton “especial”, a continuacion seleccione “blanks”, con esto tendra selecionadas las celdas que quiere rellenar.

Fill_step2

3.- intruzca un signo de igual “=” y presione la tecla “flecha arriba”, NO PRESIONE “ENTER”

Fill_step3

4.- presione Ctrl-Enter al mismo tiempo y la magia esta hecha!!

No exagero cuando le digo que este tip tan sencillo ha sido una diferencia de dias de trabajo de algunos colegas, es sencillo pero nunca intuitivo, y muchas personas gastan mucho tiempo copiando y pegando cuando esto solo lleva segundos.

Le hice el dia??

Alguna vez le contare cuando descubri el vlookup.

Adios a ese molesto GetPivotData

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Con frecuencia me cuestionan si las nuevas funcionalidades de Excel tienen la finalidad de hacer la vida mas facil o mas difícil a los usuarios… y mi respuesta casi siempre es que las nuevas caracteristicas tienden a hacer mas facil la vida de los usuarios si estos se toman la molestia de pagar el precio de poner un poco de atención a los cuadros de dialogo y razonar sobre cual es la mejor manera de hacerlo.

 

El ejemplo clasico es la funcion GetPivotData que sin preguntar se activa cada vez que hacemos referencia a un valor que existe en una tabla pivote.


Esto no deja de tener algunas ventajas para un usuario experimentado, pero  para la gran mayoría es un dolor de cabeza tener que lidiar con este favor no solicitado que nos hicieron los programadores de Microsoft.

La solucion es muy simple y muy poco conocida también siga estos pasos:

1.- En la barra de herramientas de clic derecho y vaya al menú “Customise” o “Personalizar”

 

 

 

 

2.- Busque en el tab “Commands”  el menú “Data” y busque el comando “Generate Pívot Data”

 

3.- Arrastrelo a la barra de herramientas de su preferencia y listo!!.

 

A partir de ahora esta listo para evitar esos molestos GetPivotData y solo utilizarlo cuando mejor le convenga.

 

Tal vez ahora se preguntara “¿mmmm y como para que es bueno el dichoso GetPivotData?” y claro que sirve, de hecho es una funcion que ahorra bastante tiempo y evita errores.

 

Pero eso sera la proxima vez.