Ahora en Houston!

Estándar

A partir de este mes y en conjunto con nuestros colegas de Taxes & Numbers LLC estamos ofreciendo nuestros servicios en Houston, Texas, estamos muy emocionados por esta nueva etapa, sabemos que las industrias de Energía, las del ramo medico y aeroespacial son usuarios intensivos de la automatización que Excel/ VBA proporciona, y con la experiencia acumulada podemos hacer un buen papel en agilizar el trabajo.

Si te interesa agilizar tus procesos, déjanos un mensaje aquí y nos comunicaremos contigo, o mándanos un mail a IsSolved@gmail.com.

Saludos!

Anuncios

Hack # 1 El Metodo.

Estándar

Todas la veces que he expuesto este tema en un curso me quedo con la idea de que no fui lo suficientemente insistente en la importancia del tema, y tengo la firme conviccion de que el tener claro la importancia del METODO es mas importante que todos los siguientes Hacks que veremos en esta serie de posts, por que es la base para evitar retrabajos, prevenir errores y darle a nuestro producto final una mejor apariencia.

El metodo es obvio, pero el problema para las generaciones X y Y es que la mayoria recibio Excel sin dejar en claro precisamente lo que Excel es en realidad:
EXCEL ES UN PROGRAMA DE COMPUTADORA (Y COMO TAL DEBE DE SER TRATADO)
 
Pero sucede que los de la Generacion X, nuestro antecedente de la PC es … la Maquina de Escribir!!!
y la maquina de escribir estaba años luz de que potencialmente podian hacer las primeras hojas de calculo!
Asi que lo que los que somos de la Generacion X saltamos de la maquina de escribir a Lotus 123 y empezamos a operar hojas de calculo como una maquina de escribir maravillosa, que nos ahorraba mucho tiempo al poder corregir en pantalla y que adicionalmente podia sacar sumas.
Pero los no estabamos ni cerca de saber los limites, no veiamos las posibilidades de calculo, almacenamiento de datos, programacion, graficacion, no las vimos…. y tampoco las buscamos, las prisas y la rutina nos hicieron que vivieramos con lo que sabiamos, despues de todo, Lotus 123 era un excelente maquina de Escribir y esa ayuda era ya de por si maravillosa.
 
Pero, no es la manera correcta, aun cuando Excel nos permite poner lo que que queramos, donde queramos, Excel, tiene la finalidad recibir, procesar y dar un resultado.
Al hacerlo asi liberamos el grandioso poder que tiene y aun mas importante, liberamos nuestro tiempo para poder hacer mas cosas (o salir mas temprano)
 
Asi que te propongo este metodo:

Imagen

Sencillo, right??
Si, pero pocos lo siguen, la mayoria pone los datos donde quiere verlos en una hoja de papel impresa.

El Metodo que sugiero traducido a un archivo se veria mas de esta forma:

Nota que esto implica orden:
1.- El INPUT indica que los datos se colocan en una hoja separada, no implica calculos, poner los datos de la manera mas natural posible hace que te enfoques en la integridad de los datos, ver que los datos correspondan al mes o al centro de costos correcto, sin que tengas que hacer algun proceso para manipularlos.

2.-CALCULATIONS hace todas las operaciones necesarias, quita espacios innecesarios, extrae datos numericos de datos de texto, corrige datos de fecha, realiza sumas o consolida grupos de datos.
Esta fase incluye la logica de negocios que necesitas definir para hacer un buen reporte.

3.- Es la presentacion, es tu reporte final, es tu entregable, donde te preocupas de dar un producto bien diseñado, agradable a la vista y facil de leer, como todo es sujeto a cambios, pero tus cambios se realizan en celdas especificas, que sirven como filtros para mostrar los datos que requieres.

Lejos de ser un enfoque rigido, el Metodo es sumamente flexible, pues no importa donde lleves a cabo estas tres fases

Incluso muchas veces no necesitar tener claramente marcada estas tres fases.
El Metodo es mas un MINDSET que una receta de cocina.

Y una vez mas, creo que no soy lo suficientemente enfatico para enlistar los beneficios de seguir El Metodo, espero mas adelante poder mostrar ejemplos o guias.

Nos vemos en el siguiente post.

 

Confianza… Hasta en las hojas de calculo es util.

Estándar


La confianza agiliza todo, cuando usted tiene confianza en la capacidad profesional de una persona acepta sus numeros sin pensar y los ocupa para continuar con su trabajo, Microsoft decidio para la version 2007 que usted tendría que seleccionar cuales eran las fuentes en las que podia confiar y en cuales no, esto puede llegar a ser molesto por que tiene que cada vez que usted abre alguno de los archivos que estan en su propia PC Excel le requiere que declare que confia en el contenido del archivo…. aun cuando usted mismo lo ha creado ese archivo!!!
Vamos a ver una solucion.

En el boton de Office vamos a “Excel Options”

En el panel izquierdo seleccione “Trust Center”

Seleccione “Trust Center Settings”

Seleccione “Trusted Locations”

Seleccione “Add New Locations”

En el cuadro que dice “Browse” busque el directorio que contiene sus archivos, note que debera marcar el cuadro “Subfolders of this folders are also Trusted”

Con esto se podra olvidar de esos molestos avisos de seguridad.

VLookup con datos a la izquierda?? mmmmm No exactamente

Estándar

En el trabajo diario la función =VLookup() es muy utilizada, pero una desventaja que tiene es que el dato al que se tiene que hacer referencia debe de estar a la extrema izquierda, en otras palabras vamos a obtener resultados a partir de esa columna y siempre a la derecha, los siguientes datos estan en el rango “A1:B6”.

E
n esta lista, supongamos que tenemos que buscar el valor que esta a la derecha de la columa “Key” y que por alguna razon no es aceptable cambiar el orden de la s columnas.

Entonces usaremos dos funciones concatenadas que tendrán el mismo efecto que un =Vlookup()

Paso numero 1.
Usar =MATCH() para obtener la posicion donde esta el dato que buscamos. Vamos a introducir en una celda la siguiente funcion: “=MATCH(“L”,B1:B6,0)”
con esto le estamos pidiendo a Excel que nos devuelva la posición donde se encuentra la letra “L”, la función nos devolvera “4”

Paso Numero 2.
Vamos a usar =Index() para que nos devuelva el dato que esta a la izquierda de nuestro dato a buscar, para esto introduzcamos esto a la derecha de donde introdujimos la funcion del paso 1.
“=INDEX(A1:A6, 4)”
(Estoy introduciendo el “4” que obtuvimos en el paso uno para simplificar, pero puede ir la referencia a la celda donde esta el “=Match()”).
El resultado de esta función deberá ser “Lilies”

Bien, con esto tendremos el resultado que buscabamos, pero tuvimos que ocupar dos celdas, para ocupar solo una vamos a anidar las funciones para que se vea como sigue:
=INDEX(A1:A6,MATCH(“L”,B1:B6,0))

Como dije en el titulo, no es exactamente un =Vlookup() de hecho no aparece en ningun lado, pero el efecto es el mismo y ademas nos da un gran margen de maniobra al quitarnos el limite que nos dejaba trabajar con VLookup(), noten que esta funcion es aplicable para datos que tenemos la derecha y a la izquierda, los rangos ni siquiera tienen que ser iguales.

Lo invito a que se de la oportunidad de experimentar con estas funciones, notara que le encontrara mas usos conforme la ocupe.

Debo reconocer a Greg Truby, quien comparte este valioso tip y otros dos mas que usted puede considerar utiles el link es:

http://blogs.msdn.com/b/excel/archive/2010/06/11/solutions-to-three-common-problems-when-using-vlookup.aspx

Shortcuts Universales

Estándar

Si usted trabaja en una empresa trasnacional seguramente sus aplicaciones estarn en ingles, si trabaja en una empresa nacional entonces lo tendra en castellano, cuando se trata de Excel y usted utiliza mas el teclado que el raton esto representa un inconveniente.

Microsoft trata de dar varias maneras de hacer la misma actividad, trata de usar faciles de recordar pero estos pueden cambiar entre idiomas, afortunadamente tambien proporcionaron los short cuts universales que funcionaran en cualquier idioma.

Copiar Ctrl-Insert
Cortar Shift-Suprim
Pegar Shift-Insert
Repetir Alt-Enter
Insertar Ctrl – +
Borrar Ctrl – –

y la lista continua…., he aqui una lista mas extensa de atajos

Select the whole column CTRL + SPACE
Select the whole row SHIFT + SPACE
Select table SHIFT + CTRL + SPACE bar
Save CTRL + s
Select visible cells only ALT + ;
Select entire region CTRL + A
Select a continuous range of data (e.g. pivot), no matter where your cursor is. CTRL + *
Select all cells with comments CTRL + SHIFT + O
Select all cells that are directly or indirectly referred to by in the CTRL + SHIFT + {
Select all cells with that refer directly or indirectly to the active cell CTRL + SHIFT + }
Previous sheet CTRL + Page Up
Next sheet CTRL + Page Down
Launch GO TO Dialog (from here you can select special or jump to a cell or range) F5
Go to top left (will go to top left of freezed pane if set) CTRL + Home
Go to last non-blank cell CTRL + end
Go to previous sheet CTRL + PgUp
Go to next sheet CTRL + PgDn
Print CTRL + Shift + F12
Toggle between workbooks in a given session of excel. CTRL + TAB
Change the type of cell reference from relative to absolute or semi-absolute F4
Repeat whatever you did last Alt + Enter
Debug portions of a formula (select and press) F9
Sum range ALT + =
Display range names (can be used when typing ) F3
Select all precedent cells CTRL + [
Select all dependent cells CTRL + ]
Format (cells, objects, charts) CTRL + 1
Bold a cell’s content CTRL + B
Hide row CTRL + 9
Hide column CTRL + 0
Unhide row CTRL + SHIFT + 9
Unhide column CTRL + SHIFT + 0
Collapse the ribbon (press again to expand) CTRL + F1
Opens print preview CTRL + F2
Activate next window ALT + TAB
Activate previous window ALT + SHIFT + TAB
Close an excel workbook crtl + F4
Create a pivot table in new sheet (of course after selecting the range) ALT + DPF
Create a pivot table in the same sheet. ALT + DPN
Enter current date CTRL + ;
Enter current time CTRL + :

Eliminar Objetos que vienen de paginas Web

Estándar

Cuando importamos informacion de paginas web muy frecuentemente la informacion viene con elementos graficos que resulta dificil de eliminar, eliminarlos con un simpre “suprimir” no es suficiente, veamos

1.-Cambia a modo de diseño,  esto se hace en el Tab “Developer”, (si no lo tienes visible puedes activarlo en Office Button ->Options ->Popular

2. ya que puedes ver el tab activa el modo de diseño, como lo muestra el dibujo

3.- Estando en modo de Diseño, presiona “F5” –> “Special” –>”Objects”-à y “Ok”, y los veras seleccionados como muestra la ilustración anterior.

Ahora solo presiona “Delete” y ya habras borrado todos los objetos.

Hoja personalizada.

Estándar

Que es lo que hace cuando empieza a trabajar en un reporte?? Generalmente pone un encabezado, define a que periodo se refiere su reporte, indica que tipo de unidad esta utilizando (dolares, pesos, unidades, miles o millones de estos)
y muy posiblemente antes de hacer la primer impresion agrega la ruta de este archivo en el pie de pagina y pone el nombre de su departamento en algun lugar del encabezado o pie de pagina  y por ultimo pone tambien en el pie de pagina el numero de hoja de cada pagina a imprimir.

Estoy OK con todo esto… Si no tuviera que hacerlo miles de veces!!

Dejeme contarle como nos ahorramos estos minutos que a la larga se convierten en horas, horas que seguramente usted paga con una cena fria y el ceno fruncido de una esposa enfadada.

Primer paso: en una hoja nueva haga todo lo que quiera que aparezca por default, encabezado, logo de su empresa, calculos, formatos, encabezados y pies de pagina, y no olvide el nombre de su depto en un lugar visible, la hoja debiera parecer a esta (obvio usted debe poner su estilo personal en el diseño)

Segundo paso, salve este archivo pero con entension “.xlt”, debe seleccionarlo del cuadro “save as filetype”. Dele un nombre descriptivo al archivo y listo.

Tip adicional. Al momento que lo esta salvando puede crear una carpeta con el nombre que usted quiera,  haga cuantas plantillas necesite y cuantos tabs sean necesarios, para insertar una hoja nueva solo de click derecho sobre los tabs o de file-new y selecione la plantilla que mejor le convenga.