Enfoque de Tres Niveles… Como deberiamos trabajar con Excel

Estándar

Una gran ventaja de Excel es lo intuitivo y facil de utilizar, esta sin embargo es tambien y para fines profesionales una de sus peores desventajas.
Para muchos de nosotros que no somos millenials, el antecedente directo de la computadora personal es ni más ni menos que…. La máquina de escribir (la mecánica, no la eléctrica)


Lo ves? Parece que esto es de la prehistoria, pero no, para los baby boomers y la generación X, este fue El Paso previo a esa ocasión en que nos pusieron enfrente de una computadora con Excel (o Lotus 123)  y nos dijeron “lo necesito para ayer”, así que sin más nos pusimos manos a la obra y sin tener entrenamiento previo nos convertimos en los genios de las hojas de cálculo.

Sin embargo, el hecho de que funcione no quiere decir que sea lo correcto, de hecho no es ni ordenado ni eficiente, obsesionados por los resultados inmediatos introducimos datos en la pantalla para que sean lo mismo que va a aparecer en papel o en una diapositiva, pero en realidad, como muchas otras cosas en excel lo usamos muy lejos de sus posibilidades.

Cuando doy un curso, lo primero que pido a los asistentes es que definan Excel, la mayoría empieza con “es un programa de hoja de cálculo” o algo parecido, y es correcto, pero si es un programa, entonces por qué no lo usamos como tal?


El enfoque de tres niveles que propongo en mis cursos o en consultoría lleva a Excel a ser visto con el enfoque que tiene un programa de computacion, alguna vez todos hemos visto estos elementos de una u otra manera.

  • Input, se refiere a recopilar los datos necesarios y de manera ordenada guardarlos en un libro de trabajo.
  • Process, se refiere a tomar esos datos de Input y hacer los cálculos, agregar o quitar la info que no sea necesaria.
  • Output, se refiere al resultado que buscamos y estaremos presentando a los clientes o a nuestro jefe.
  • Feedback, se refiere a la corrección o cambios que procedan.

Como verán, este enfoque nos permite separar los elementos y tratar cada uno con la atención que merece, por ejemplo el separar el input del process nos permite ver si los datos son válidos, si hay que limpiarlos de caracteres o agregar un dato de distinta fuente.

La gran ventaja de Excel es que estos tres elementos podemos colocarlos en una sola hoja o distribuirlos en varias.

Que opinas? Crees que este enfoque te puede ayudar?

Si deseas saber más déjame un comentario y te responderé tan pronto como pueda.

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