Hack # 1 El Metodo.

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Todas la veces que he expuesto este tema en un curso me quedo con la idea de que no fui lo suficientemente insistente en la importancia del tema, y tengo la firme conviccion de que el tener claro la importancia del METODO es mas importante que todos los siguientes Hacks que veremos en esta serie de posts, por que es la base para evitar retrabajos, prevenir errores y darle a nuestro producto final una mejor apariencia.

El metodo es obvio, pero el problema para las generaciones X y Y es que la mayoria recibio Excel sin dejar en claro precisamente lo que Excel es en realidad:
EXCEL ES UN PROGRAMA DE COMPUTADORA (Y COMO TAL DEBE DE SER TRATADO)
 
Pero sucede que los de la Generacion X, nuestro antecedente de la PC es … la Maquina de Escribir!!!
y la maquina de escribir estaba años luz de que potencialmente podian hacer las primeras hojas de calculo!
Asi que lo que los que somos de la Generacion X saltamos de la maquina de escribir a Lotus 123 y empezamos a operar hojas de calculo como una maquina de escribir maravillosa, que nos ahorraba mucho tiempo al poder corregir en pantalla y que adicionalmente podia sacar sumas.
Pero los no estabamos ni cerca de saber los limites, no veiamos las posibilidades de calculo, almacenamiento de datos, programacion, graficacion, no las vimos…. y tampoco las buscamos, las prisas y la rutina nos hicieron que vivieramos con lo que sabiamos, despues de todo, Lotus 123 era un excelente maquina de Escribir y esa ayuda era ya de por si maravillosa.
 
Pero, no es la manera correcta, aun cuando Excel nos permite poner lo que que queramos, donde queramos, Excel, tiene la finalidad recibir, procesar y dar un resultado.
Al hacerlo asi liberamos el grandioso poder que tiene y aun mas importante, liberamos nuestro tiempo para poder hacer mas cosas (o salir mas temprano)
 
Asi que te propongo este metodo:

Imagen

Sencillo, right??
Si, pero pocos lo siguen, la mayoria pone los datos donde quiere verlos en una hoja de papel impresa.

El Metodo que sugiero traducido a un archivo se veria mas de esta forma:

Nota que esto implica orden:
1.- El INPUT indica que los datos se colocan en una hoja separada, no implica calculos, poner los datos de la manera mas natural posible hace que te enfoques en la integridad de los datos, ver que los datos correspondan al mes o al centro de costos correcto, sin que tengas que hacer algun proceso para manipularlos.

2.-CALCULATIONS hace todas las operaciones necesarias, quita espacios innecesarios, extrae datos numericos de datos de texto, corrige datos de fecha, realiza sumas o consolida grupos de datos.
Esta fase incluye la logica de negocios que necesitas definir para hacer un buen reporte.

3.- Es la presentacion, es tu reporte final, es tu entregable, donde te preocupas de dar un producto bien diseñado, agradable a la vista y facil de leer, como todo es sujeto a cambios, pero tus cambios se realizan en celdas especificas, que sirven como filtros para mostrar los datos que requieres.

Lejos de ser un enfoque rigido, el Metodo es sumamente flexible, pues no importa donde lleves a cabo estas tres fases

Incluso muchas veces no necesitar tener claramente marcada estas tres fases.
El Metodo es mas un MINDSET que una receta de cocina.

Y una vez mas, creo que no soy lo suficientemente enfatico para enlistar los beneficios de seguir El Metodo, espero mas adelante poder mostrar ejemplos o guias.

Nos vemos en el siguiente post.

 

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