Mejores Practicas en el uso de Excel

Estándar

Supongamos que su jefe ha pedido el mismo trabajo a un equipo de 10 personas, ha dado las directrices y los pricipales supuestos de lo que quiere lograr, sus colegas tienen edad, preparacion academica y experiencia laboral muy similares, cuando llega la fecha de vencimiento el gerente encuentra el resultado que busca en todos los reportes ¡¡¡Pero de 10 maneras completamente diferentes!!!

Somos todos tan distintos entre nosotros y lo reflejamos en nuestros actos y hasta en nuestras hojas de calculo que no importa lo sencillo de la tarea, siempre la haremos distinto de cualquier otra persona en forma o en fondo, pero siempre distinto.

Ser diferente no es malo (luego hablamos de los nerds), en este mundo plano cada punto de vista es valioso y genera un continum de mejora, sin embargo siempre hay practicas que se consideran las mejores pues han demostrado su eficacia en el corto y largo plazo en una diversa serie de ambientes.

Esta es la primera de siete entregas y en la final le entregare un documento PDF con todas, estas vienen de mi experiencia, sin embargo estoy ansioso de saber su opinion y poder incorporar alguna con sus vivencias.

1.- Establezca su objetivo y planee la mejor manera de llegar a el.

Suena sencillo y lo es, pero no es lo mas comun, dedicar 5 minutos a planear es la mejor manera de ahorrarse problemas.

Pongamos un ejemplo:

Su jefe le dice que necesita emitir gafetes para los asistentes de una convencion que organiza su empresa, son 2500 asistentes, los gafetes deben de incluir, el nombre del asistente, su posicion y la empresa que representa, deben de ser perfectamente legibles y atractivos a l vista…. Mencione que son para hoy a las 4:00 PM??

Lleno de terror se avalanza a su PC, son las 12:00 y no puede dejar que su jefe se suba al avion sin llevar esos gafetes.

Antes se hubiera vuelto loco metiendo cada nombre a mano y dando formato a cada uno de esos 2500 nombres, pero esta vez no, usted leyo en este blog como usar la funcion vlookup(), se toma sus cinco minutos para planear su trabajo y concluye que no necesita escribir cada nombre, su gran amigo de cuentas por cobrar tiene una base de datos en el ERP que puede exportar a un archivo texto, usted prepara un solo formato y a travez de un macro muy simple realiza la impresion de todos los gafetes, su gran amiga secretaria le ayuda a cortar los gafetes y meterlos en las micas mientras platican animadamente, mira su reloj y se da cuenta de que apenas son las 13:30 hrs, va a la oficina de su jefe y cuando se los pone enfrente los toma, levanta la mirada para verlo con asombro y despues de verificar que ha hecho un trabajo impecable lo invita a comer para agraderle su apoyo en este trabajo de emergencia.

Usted ha salvado el dia y ve mas cerca la promocion.

Si hubiera actuado sin pensar o sin saber el uso de la funcion vlookup hubiera ocurrido lo contrario y en el mejor de los casos, estaria corriendo al aeropuerto para entregarle a su jefe unos gafetes de pesima calidad.

Planee su trabajo y este conciente de las posibilidades que tiene Excel, las utilidades de bases de datos, tablas y macros le haran sobresalir en su trabajo y le daran tiempo para disfrutar de su vida.

Recuerde esta mejor practica:

Establezca su objetivo y planee la mejor forma de llegar a el.

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