¿Por que usa hojas de calculo si son tan poco confiables?

Estándar

Llevo 20 años trabajando con ellas y seguramente me he encontrado con el 95% de los poblemas que estas pudieran generar, pero tengo que ser honesto,  cada uno de mis clientes le asigna al menos “algo” de culpa a el software, cuando en realidad el problema es causado por falta de pericia.

La hoja de calculo se convirtio en una evolución obvia de la maquina de escribir,  al hacerce la PC omnipresente en el mundo empresarial el poder que nunca en historia se habia podido alcanzar se nos dio casi sin merecerlo, recuerdo en mis primeras practicas de la materia de contabilidad de costos no era permitido un solo error, un solo borron era penalizado con puntos menos, cuanto hubiera querido tener el comando “deshacer” en esas ocasiones.

Si usted tiene mas de 35 seguramente paso de las hojas tabulares verdes a Lotus 123 o VisiCalc, es decir paso a usar la PC para lo que usaba las hojas de papel, en otras palabras a usar la computadora como una maquina de escribir con anabolicos, no recibio entrenamiento, sino que por instinto fue adaptandose a la herramienta que tenia en su escritorio.

Los errores tienen un alto costo y van desde su prestigio y su credibilidad hasta llegar a un perjuicio economico para su empresa.

No voy a defender a los desarrolladores, los programas no son perfectos, pero dentro de su ambito de influencia usted puede detectar la gran mayoria de los errores, la atencion y el cuidado que ponga en lo que esta presentando, eso nunca sera parte del software.

Hace tiempo impartimos un curso a usuarios primerizos de Excel, los participantes esperaban que recorrieramos uno a uno los comandos del menu y en vez de eso les dimos un archivo con cifras cargadas y les pedimos qe detectaran donde estaban los errores.

En realidad no habia errores en las formulas, pero las cifras estaban ligeramente fuera de los margenes de lo razonable, los participantes eran miembros de finanzas y con algo de razonamiento pudieron encontrar la desviacion y entramos en un acalorado debate de como utilizar Excel no solo para hacer mejor lo que ya haciamos sino para hacer todo lo que no haciamos en ese momento.

Saber usar Excel no es solo saberse los menues de memoria, es saber encontrar un significado a los numeros y saber la razonabilidad de los mismos, una vez que sabe a donde quiere llegar puede buscar la mejor forma de llegar ahi.

Es decir tiene que saber mantener el equilibrio en una bicicleta antes de correr en una moto.

Cuando actuamos como automatas perdemos el sentido de lo que estamos haciendo y seguramente estamos incurriendo en errores que nos pueden costar muy caro.

Se necesita entrenamiento para manejar una hoja de calculo, asi como para manejar un torno se requiere un minimo de horas de practica previa para manejar de manera eficiente Excel debe de tener una capacitacion apropiada.

Asi que la proxima vez que tenga un error en su hoja de calculo… Pienselo dos veces antes de culpar a Microsoft.

En una una proxima entrega le comentare sobre los 7 consejos para revisar sus hojas de calculo.

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