Enfoque de Tres Niveles… Como deberiamos trabajar con Excel

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Una gran ventaja de Excel es lo intuitivo y facil de utilizar, esta sin embargo es tambien y para fines profesionales una de sus peores desventajas.
Para muchos de nosotros que no somos millenials, el antecedente directo de la computadora personal es ni más ni menos que…. La máquina de escribir (la mecánica, no la eléctrica)


Lo ves? Parece que esto es de la prehistoria, pero no, para los baby boomers y la generación X, este fue El Paso previo a esa ocasión en que nos pusieron enfrente de una computadora con Excel (o Lotus 123)  y nos dijeron “lo necesito para ayer”, así que sin más nos pusimos manos a la obra y sin tener entrenamiento previo nos convertimos en los genios de las hojas de cálculo.

Sin embargo, el hecho de que funcione no quiere decir que sea lo correcto, de hecho no es ni ordenado ni eficiente, obsesionados por los resultados inmediatos introducimos datos en la pantalla para que sean lo mismo que va a aparecer en papel o en una diapositiva, pero en realidad, como muchas otras cosas en excel lo usamos muy lejos de sus posibilidades.

Cuando doy un curso, lo primero que pido a los asistentes es que definan Excel, la mayoría empieza con “es un programa de hoja de cálculo” o algo parecido, y es correcto, pero si es un programa, entonces por qué no lo usamos como tal?


El enfoque de tres niveles que propongo en mis cursos o en consultoría lleva a Excel a ser visto con el enfoque que tiene un programa de computacion, alguna vez todos hemos visto estos elementos de una u otra manera.

  • Input, se refiere a recopilar los datos necesarios y de manera ordenada guardarlos en un libro de trabajo.
  • Process, se refiere a tomar esos datos de Input y hacer los cálculos, agregar o quitar la info que no sea necesaria.
  • Output, se refiere al resultado que buscamos y estaremos presentando a los clientes o a nuestro jefe.
  • Feedback, se refiere a la corrección o cambios que procedan.

Como verán, este enfoque nos permite separar los elementos y tratar cada uno con la atención que merece, por ejemplo el separar el input del process nos permite ver si los datos son válidos, si hay que limpiarlos de caracteres o agregar un dato de distinta fuente.

La gran ventaja de Excel es que estos tres elementos podemos colocarlos en una sola hoja o distribuirlos en varias.

Que opinas? Crees que este enfoque te puede ayudar?

Si deseas saber más déjame un comentario y te responderé tan pronto como pueda.

Victoria Rios Flores

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Según mis cuentas, tenia 3 años, yo jugaba atrás de una reja de madera que mis padres improvisaron para que no me saliera a la calle, ella venia con su maleta y desde lo lejos me gritaba “Ricoooo” y yo no cabía de alegría de verla, de inmediato me abrazaba y me besaba, solo amor, solo amor recibí de ella desde el principio, nunca hubo un regaño o una palabra dura que saliera de sus labios, todo bondad, todo calor, el olor de su comida era una delicia para nosotros los nietos mayores, sus buñuelos eran primero un ritual que juntaba a las hijas y las nueras, y después un manjar azucarado que disfrutábamos con café con los adultos a la mesa y los niños sentaditos en la escalera probando esas delicias crujientes con nuestra tacita de plástico cuidando de no tirar el café para que la mama no nos sonara.

Las navidades en limg_0947a casa de la abuela eran la aventura mas esperada todo el año, el pequeño jardín de la vecindad en La Ahizotla, era un bosque lleno de sorpresas, flores exóticas, bichos nunca vistos, no importaba que algunas veces nos tocara acarrear agua con ella para bañarnos a jicarazos, todo era parte de la aventura de verla a ella y a los tíos y tías, pero sobre todo y desde siempre fue el pilar y el motor de la familia, era la fuerza que jalaba a los tíos pendencieros que se iban de parranda o a mis tías que luego se escapaban a ratos con el novio, siempre era ella la que nos atraía, la que nos juntaba, la que creaba ese sentido de familia que del lado de mi padre nunca fue tan fuerte.

Una vez llego de visita y me trajo un reloj de plástico, un reloj!! nada hubiera podido hacerme mas feliz!!, yo era grande y poderoso!!, era importante!!, mi abuela me había regalado mi primer gadget y era el mas envidiado niño del vecindario, sabia como hacernos felices con tan poco, con una palabra o con un abrazo, protegiéndonos del regaño de la mama o dejando que estuviéramos con ella cuando planchaba escuchando su radio novela, mientras los nietos hojeábamos las revistas de “lagrimas y risas” que mis tías traían a la casa, nunca entendí por que ponía esa estación de la hora del observatorio: “Haste, haste la hora de Mexico”

Recuerdo que ya adolecente me decía que quería que yo me casara con Lucerito, la cantante, siempre se lo tome a broma, pero ella con sus ojos de abuela en verdad me veía con esa posibilidad, nadie tenia mas fe en mi que mi abuela, nunca dejo de demostrarlo con sus actos y palabras, ella solo veía las cosas buenas de nosotros, cosas que ni nosotros podíamos ver, ella estaba ahi para marcárnoslo.

Esta es la primera navidad que la pasamos sin ella, yo estoy lejos del resto de la familia, el pasado 23 de Noviembre cuando ella se fue,  las condiciones estaban del todo en mi contra para ir a verla, apenas había ido a verla en octubre, y como siempre se deshizo en bendiciones cuando me despedía, aunque la edad no le ayudaba, la veía fuerte y pensé que podría verla a fin de año, pero la vida no nos da siempre lo que queremos, ella se fue y de entrada mi mente no lo asimilaba, recibía los textos de mis hermanos y eran solo letras, solo fue hasta días después en que en una madrugada pude desahogarme, platicar con su recuerdo y darle las gracias por todo su amor.

Abue, gracias por todo, gracias por tanto, te llevo en mi corazón.

Ahora en Houston!

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A partir de este mes y en conjunto con nuestros colegas de Taxes & Numbers LLC estamos ofreciendo nuestros servicios en Houston, Texas, estamos muy emocionados por esta nueva etapa, sabemos que las industrias de Energía, las del ramo medico y aeroespacial son usuarios intensivos de la automatización que Excel/ VBA proporciona, y con la experiencia acumulada podemos hacer un buen papel en agilizar el trabajo.

Si te interesa agilizar tus procesos, déjanos un mensaje aquí y nos comunicaremos contigo, o mándanos un mail a IsSolved@gmail.com.

Saludos!

Every end is a new beginning…

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Al momento que escribo estas líneas, mi hijo menor esta viendo la película “Up” en la escena donde el viejo saca de la casa todo lo que acumulo por años para que la casa pueda volar de nuevo…y visto en el contexto de este momento me reflejo bastante en la escena, he tenido que dejar la seguridad de un empleo de casi 16 años, como el hombre de la película he tenido que sacar el refrigerador, la consola y todas las cosas que me daban seguridad y nostalgia para que esto vuele otra vez, no voy a negar que tengo miedo, creo que muchos viven pensando que un empleo es un remanso de seguridad y estabilidad   (en este momento se me viene a la mente la definición de JOB -Just Over Broke, Sufiente Apenas para no estar quebrado) pero no, depender de un empleo, no es exactamente la manera de estar seguro, y a final de cuentas creo que ni siquiera es una manera de estar vivo.

Steve Jobs decía que la única manera de hacer algo extraordinario es amar lo que haces, seamos sinceros  ¿Cuantas personas en las empresas realmente aman lo que hacen contra tooodas las que están ahí solo por la quincena?

En esta nueva etapa, retomare mi vocación por las hojas de cálculo y las bases de datos, trataré de difundir esos tips que hacen una gran diferencia en la manera de usar estas herramientas, en el camino he encontrado grandes recursos en los cuales me apoyaremos para que la divulgación sea completa, trataré de subirme a hombros de gigantes y haré mi propuesta de valor.

Tu que estas leyendo esto, espero que me acompañes y mas que nada me comentes que te gustaría ver en este blog, ampliemos la comunicación y desarrollemos nuestro potencial mutuamente.

Saludos

Ricardo López-Herrera  

  

Historia de Excel

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Excel es parte fundamental del trabajo empresarial, ya sea como entrada o como salida de informacion, no importa si tienes el ERP mas avanzado o el CRM de ultima tecnologia, al final vas a acabar trabajando con una hoja de calculo donde vas a presentar tus numerous.

SPASH

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Aunque durante cientos de años los contadores han trabajado con hojas de cálculo, no fue hasta la llegada de las computadoras que éstas se hicieron accesibles y funcionales para la mayoría de las personas de negocios. El popular programa de hojas de cálculo,  Microsoft Excel, ha sido por mucho tiempo la cabeza de esta tecnología, y se prevé que mantenga su dominio durante el futuro predecible. Conozcamos un poco de la historia de este popular programa.

EXCELOTTO

HISTORIA
Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985…

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Golpe de Timon… (Segunda Parte)

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Lo unico permanente es el cambio, como habiamos dicho antes, el cambio es lo unico constante en todos los aspectos de la vida, y hay que abrazarlo mas que temerlo.
Pero el cambio implica muchas veces decir adios a personas, lugares, trabajos… y seamos realistas… cuesta tanto dejar ir… cuesta tanto ya no ver a las personas que amabamos y pensabamos que nos amaban….
Lo mismo pasa con las empresas para las cuales prestamos nuestros servicios, entregarlo todo, dia a dia, pensando que la empresa nos va a corresponder justamente es como aquel dicho que dice “Creer que la vida va a ser justa contigo por el hecho de que seas una buena persona, es tan equivocado como creer que un tigre no te va a comer por el hecho de que seas vegetariano” simplemente no funciona asi.
Debes de soltar y dejar ir para que tu vida fluya.
Debes de liberarte de todo apego, de la ilusion de que algo te pertenece, por que en realidad no hay nada que sea tuyo.