El Sistema Mas Importante

Simon Murphy en su blog comenta muy acertadamente la importancia de Excel como sistema en cualquier empresa.
La importancia tiene varias maneras de medirla, cuando tiene una herramienta y le sirve de mucho usted piensa que es muy importante, con el paso del tiempo usted da como un hecho que esa herramienta siempre va a estar ahi para usted, (ya no es importante).
¿Y que pasa cuando por alguna razon esa herramienta ya no esta? Otra vez es SUMAMENTE IMPORTANTE.
Muchos de los sistemas que usted maneja dependen de una carga previa, de un analisis de cuentas, de una validacion, de algun comentario al dato que esta presentando y… ¿¿Adivine en que sistema los hacemos??
Y aun cuando es el pan de cada dia en nuestros trabajos es en el que menos recibimos entrenamiento!!
En definitiva, pienselo y analice el comentario de Simon, cuando no lo tiene es cuando lo extraña mas.
El comentario de Simon esta en:

http://smurfonspreadsheets.wordpress.com/

Mejores Practicas en el uso de Excel

Supongamos que su jefe ha pedido el mismo trabajo a un equipo de 10 personas, ha dado las directrices y los pricipales supuestos de lo que quiere lograr, sus colegas tienen edad, preparacion academica y experiencia laboral muy similares, cuando llega la fecha de vencimiento el gerente encuentra el resultado que busca en todos los reportes ¡¡¡Pero de 10 maneras completamente diferentes!!!

Somos todos tan distintos entre nosotros y lo reflejamos en nuestros actos y hasta en nuestras hojas de calculo que no importa lo sencillo de la tarea, siempre la haremos distinto de cualquier otra persona en forma o en fondo, pero siempre distinto.

Ser diferente no es malo (luego hablamos de los nerds), en este mundo plano cada punto de vista es valioso y genera un continum de mejora, sin embargo siempre hay practicas que se consideran las mejores pues han demostrado su eficacia en el corto y largo plazo en una diversa serie de ambientes.

Esta es la primera de siete entregas y en la final le entregare un documento PDF con todas, estas vienen de mi experiencia, sin embargo estoy ansioso de saber su opinion y poder incorporar alguna con sus vivencias.

1.- Establezca su objetivo y planee la mejor manera de llegar a el.

Suena sencillo y lo es, pero no es lo mas comun, dedicar 5 minutos a planear es la mejor manera de ahorrarse problemas.

Pongamos un ejemplo:

Su jefe le dice que necesita emitir gafetes para los asistentes de una convencion que organiza su empresa, son 2500 asistentes, los gafetes deben de incluir, el nombre del asistente, su posicion y la empresa que representa, deben de ser perfectamente legibles y atractivos a l vista…. Mencione que son para hoy a las 4:00 PM??

Lleno de terror se avalanza a su PC, son las 12:00 y no puede dejar que su jefe se suba al avion sin llevar esos gafetes.

Antes se hubiera vuelto loco metiendo cada nombre a mano y dando formato a cada uno de esos 2500 nombres, pero esta vez no, usted leyo en este blog como usar la funcion vlookup(), se toma sus cinco minutos para planear su trabajo y concluye que no necesita escribir cada nombre, su gran amigo de cuentas por cobrar tiene una base de datos en el ERP que puede exportar a un archivo texto, usted prepara un solo formato y a travez de un macro muy simple realiza la impresion de todos los gafetes, su gran amiga secretaria le ayuda a cortar los gafetes y meterlos en las micas mientras platican animadamente, mira su reloj y se da cuenta de que apenas son las 13:30 hrs, va a la oficina de su jefe y cuando se los pone enfrente los toma, levanta la mirada para verlo con asombro y despues de verificar que ha hecho un trabajo impecable lo invita a comer para agraderle su apoyo en este trabajo de emergencia.

Usted ha salvado el dia y ve mas cerca la promocion.

Si hubiera actuado sin pensar o sin saber el uso de la funcion vlookup hubiera ocurrido lo contrario y en el mejor de los casos, estaria corriendo al aeropuerto para entregarle a su jefe unos gafetes de pesima calidad.

Planee su trabajo y este conciente de las posibilidades que tiene Excel, las utilidades de bases de datos, tablas y macros le haran sobresalir en su trabajo y le daran tiempo para disfrutar de su vida.

Recuerde esta mejor practica:

Establezca su objetivo y planee la mejor forma de llegar a el.

¿Por que usa hojas de calculo si son tan poco confiables?

Llevo 20 años trabajando con ellas y seguramente me he encontrado con el 95% de los poblemas que estas pudieran generar, pero tengo que ser honesto,  cada uno de mis clientes le asigna al menos “algo” de culpa a el software, cuando en realidad el problema es causado por falta de pericia.

La hoja de calculo se convirtio en una evolución obvia de la maquina de escribir,  al hacerce la PC omnipresente en el mundo empresarial el poder que nunca en historia se habia podido alcanzar se nos dio casi sin merecerlo, recuerdo en mis primeras practicas de la materia de contabilidad de costos no era permitido un solo error, un solo borron era penalizado con puntos menos, cuanto hubiera querido tener el comando “deshacer” en esas ocasiones.

Si usted tiene mas de 35 seguramente paso de las hojas tabulares verdes a Lotus 123 o VisiCalc, es decir paso a usar la PC para lo que usaba las hojas de papel, en otras palabras a usar la computadora como una maquina de escribir con anabolicos, no recibio entrenamiento, sino que por instinto fue adaptandose a la herramienta que tenia en su escritorio.

Los errores tienen un alto costo y van desde su prestigio y su credibilidad hasta llegar a un perjuicio economico para su empresa.

No voy a defender a los desarrolladores, los programas no son perfectos, pero dentro de su ambito de influencia usted puede detectar la gran mayoria de los errores, la atencion y el cuidado que ponga en lo que esta presentando, eso nunca sera parte del software.

Hace tiempo impartimos un curso a usuarios primerizos de Excel, los participantes esperaban que recorrieramos uno a uno los comandos del menu y en vez de eso les dimos un archivo con cifras cargadas y les pedimos qe detectaran donde estaban los errores.

En realidad no habia errores en las formulas, pero las cifras estaban ligeramente fuera de los margenes de lo razonable, los participantes eran miembros de finanzas y con algo de razonamiento pudieron encontrar la desviacion y entramos en un acalorado debate de como utilizar Excel no solo para hacer mejor lo que ya haciamos sino para hacer todo lo que no haciamos en ese momento.

Saber usar Excel no es solo saberse los menues de memoria, es saber encontrar un significado a los numeros y saber la razonabilidad de los mismos, una vez que sabe a donde quiere llegar puede buscar la mejor forma de llegar ahi.

Es decir tiene que saber mantener el equilibrio en una bicicleta antes de correr en una moto.

Cuando actuamos como automatas perdemos el sentido de lo que estamos haciendo y seguramente estamos incurriendo en errores que nos pueden costar muy caro.

Se necesita entrenamiento para manejar una hoja de calculo, asi como para manejar un torno se requiere un minimo de horas de practica previa para manejar de manera eficiente Excel debe de tener una capacitacion apropiada.

Asi que la proxima vez que tenga un error en su hoja de calculo… Pienselo dos veces antes de culpar a Microsoft.

En una una proxima entrega le comentare sobre los 7 consejos para revisar sus hojas de calculo.

Llenar celdas vacias

Quizas deje de ganar algunas horas de consultoria, pero usted se evitara largas horas de trabajo y probablemente algunos miles de pesos.

No es que no me guste ganarme un dinero extra pero cuando atiendo este tipo de problemas me siento culpable si cobro por algo tan sencillo.

Suponiendo que usted tiene una matriz de datos de esta forma: 

y quiere llenar los espacios vacios con el primer de renglon anterior para que quede de esta manera:

los pasos son los siguientes:
1.- Ubiquese en el primer renglon y presione “Ctrl-*” , con esto tendra su matriz seleccionada
2.- Presione “Shift-F5″ y de click en el boton “especial”, a continuacion seleccione “blanks”, con esto tendra selecionadas las celdas que quiere rellenar.

3.- intruzca un signo de igual “=” y presione la tecla “flecha arriba”, NO PRESIONE “ENTER”

4.- presione “Ctrl-Enter“ al mismo tiempo y la magia esta hecha!!

No exagero cuando le digo que este tip tan sencillo ha sido una diferencia de dias de trabajo de algunos colegas, es sencillo pero nunca intuitivo, y muchas personas gastan mucho tiempo copiando y pegando cuando esto solo lleva segundos.

Le hice el dia??

Alguna vez le contare cuando descubri el vlookup.

MOUS y las trampas de la vanidad

En 1995 supe por primera vez de las certificaciones que daba Microsoft a sus usuarios de Office y el orgullo de ser de esos pocos mortales que pudieran jactarse de tener tal reconocimiento se apodero de mi, asi que de manera persistente (esta bien mama, “terca” es la palabra correcta) me dedique a buscar esa certificacion, dado que la oferta la encontre en una pagina de EU busque las opciones en Mexico, fueron muchas llamadas y muchas caras de “de que me esta hablando?” pero al fin encontre el poder presentar el examen en una firma de entrenamiento muy al sur de la ciudad de mexico.

Una ves que pague los derechos y despues de varias cancelaciones de ellos y mias por llego el momento de presentar el examen que me haria algo mas que un simple mortal, ese examen me elevaria a una condicion de heroe y podria llamarme a mi mismo “experto”.

Pero me esperaba un largo camino

Para empezar el dichoso examen era en una maquina vieja, era aplicado via Internet cuando en esa epoca las conexiones eran escasas y muy poco confiables.

En segundo lugar el examen resulto confuso en sus instrucciones y exagerado en sus requrimientos, tareas tan faciles como imprimir o guardar las marcaba erroneas…. Y para colmo se fue la luz y no tenian baterias de respaldo!!

Pague caro mi orgullo, la calficacion me puso en mi lugar y enfoque mis esfuerzos en afinar las habilidades en las que era debil y me empeñe en razonar las que segun yo dominaba muy bien.

La primera calificacion fue resultado de un mal diseño de producto, Microsoft nunca ha sido bueno en eso, pero no fue un accidente, necesitaba algo que me ubicara y me orientara hacia un objetivo de aprendizaje serio.

Hace unos meses me llego un correo con la oferta de la certificacion de parte de la universidad Tecmilenio, salvo perderme para encontrar la escuela no hubo mayor problema, el examen sigue adoleciendo de fallas 14 años despues, pero es muy probable que si tienes el conocimiento lo pasaras, solo ten cuidado de que tu vanidad no sea la que te lleve a presentarlo, y si es asi dejala fuera de la sala donde lo presentaras.

Y mira, por fin lo tengo!!! mi vanidad esta satisfecha

El Smart Phone

La novedad ahora son los smart phones, cuando vino el auge  de  las PCs se le dio al hombre la oportunidad de por primera vez en su historia crear cualquier contenido, a#os despues con la llegada de netscape ese contenido podia ser distribuido a nivel mundial, un adolecente en su dormitorio podia ser conocido al otro lado del planeta por haber creado un codigo novedoso o investigadores que colaboran para encontrar la solucion a  un problema que hubiera tomado a’os encontrar lo hacen en semanas.

En otras palabras la PC nos dio la oportunidad de tener algo que compartir, Internet nos dio el poder de poderlo compartir con el mundo y el SmartPhone nos permite hacerlo en cualquier lugar, a cualquier hora, es decir tenemos el poder de la omniprecencia digital.

La maravilla de todo esto es tener un alcance mundial desde el centro comercial desde donde estas esperando a tu esposa mientras compra zapatos.

Esta es una nueva etapa en la conectividad la productividad no tiene horarios, en pocos segundos puedo tener el conocimiento de el mejor especialista de hojas de calculo del mundo que vive en Tucson Arizona, mi esposa me hace cambios de planes para el fin de semana en el messanger de microsoft y mi madre me llena de bendiciones por SMS y todo esto ocurre mientras cuido a mis dos peque’os que retosan en los juegos infantiles.

El mundo es plano, ahora con mayor razon el hombre comun tiene los medios de creacion de riqueza al alcance de su mano, hoy por hoy la economia ha dejado de ser una economia basada en los bienes de  capital, hoy la economia esta basada en el conocimiento

La novedad ahora son los smart phones, cuando vino el auge  de  las PCs se le dio al hombre la oportunidad de por primera vez en su historia crear cualquier contenido, años despues con la llegada de Netscape ese contenido podia ser distribuido a nivel mundial, un adolecente en su dormitorio podia ser conocido al otro lado del planeta por haber creado un codigo novedoso o investigadores que colaboran para encontrar la solucion a  un problema que hubiera tomado años encontrar ahora lo hacen en semanas.

En otras palabras la PC nos dio la oportunidad de tener algo que compartir, Internet nos dio el poder de poderlo compartir con el mundo y el SmartPhone nos permite hacerlo en cualquier lugar,  a cualquier hora, es decir tenemos el poder de la omniprecencia digital.

La maravilla de todo esto es tener un alcance mundial desde el centro comercial desde donde estas esperando a tu esposa mientras compra zapatos.

Esta es una nueva etapa en la conectividad la productividad no tiene horarios, en pocos segundos puedo tener el conocimiento de el mejor especialista de hojas de calculo del mundo que vive en Tucson Arizona, mi esposa me hace cambios de planes para el fin de semana en el messanger de microsoft y mi madre me llena de bendiciones por SMS y todo esto ocurre mientras cuido a mis dos pequeños que retosan en los juegos infantiles.

El mundo es plano, ahora con mayor razon el hombre comun tiene los medios de creacion de riqueza al alcance de su mano, hoy por hoy la economia ha dejado de ser una economia basada en los bienes de  capital, hoy la economia esta basada en el conocimiento y la comunicacion.
Los SmartPhones son la maravilla que nos libera de tener que estar frente a una PC para hacer que nuestra voz se oiga, los SmartPhones nos permiten crear nuestro contenido al momento y distribuirlo tan pronto como lo generamos, algo mejor solo podria ser la telepatia (aunque dudo que pueda ocuparla para agregar un attachment).

Dado que por fin tengo mi SmartPhone, este blog estara disponible mas frecuentemente.

Nos vemos en la proxima.

Escrito en un Nokia E71x.

Nuevo en Office 2007?? Relajese y comience… el viaje sera largo.

Y sera largo por que si lleva como en mi caso mas de 15 años usando los menus, la barra de herramientas y los shortcuts (que no casi no habian cambiado desde 1995) el cambio sera harto lento y frustrante, a eso hay que agregarle el factor “presion” del cual dificilmente se puede uno salvar, pues a su jefe o cliente le importa muy poco si usted tiene poco o mucho usando su Office, los resultados tienen que estar en el momento requerido.

Es una aversion a los cambios de mi parte??? mmmm no creo, es mas bien el sentido de practicidad que se vio frustado por este cambio sin sentido y sin ganancia.

Microsoft afirma que los cambios fueron para hacerlo mas “Funcional” es decir los comandos que se relacionan a una funcion estan todos juntos y mi opinion es….. Mentira!!! si eso fuera cierto hubieran hecho una mezcla de los tabs “Formulas” y “Data” para los que somos Contadores.
Por otro lado me encuentro que la customizacion requiere el uso de herramientas de terceros (aunque son gratis) y el aprendizaje de XML.

En resumen, mi recomendacion es que tome las cosas con calma y trate de ponerse en los zapatos de los que diseñaron la nueva interface, seamos honestos, aun dependemos de Microsoft para muchos de nuestros procesos de escritorio y aunque las herramientas OpenSource avanzan rapidamente al menos esta version de Office tendremos que adoptarla sin remedio.

En siguientes entregas exploraremos como sacarle provecho a esta nueva interfase y la manera en que podemos customizarla a nuestras necesidades.

Que inicie muy bien su viaje.

Marcar Duplicados

Uno de los problemas mas frecuentes que nos encontramos los contadores en nuestro trabajo es tener duplicidad de elementos en una lista donde no debe de tenerlos.
Cuando estamos trabajando con una lista de unos cuantos elementos no hay problema, saltan a la vista, pero cuando la lista es de 5000 renglones y por algun motivo no es aconsejable ordenar estamos en problemas.

Para esto propongo usar el formato condicional

1.- Format-Contional Formating
2.- “Formula is” y escribir lo siguiente: “=COUNTIF($F$18:$F$22,F18)>1″
Donde “$F$18:$F$22″ es el rango donde se pueden repetir los valores y “F18″ es la primera celda de ese rango (Noten que que tiene los signos “$”)
3.- En el boton “Format” agrega los formatos que sean de tu gusto y da click en “Ok” para finalizar

Si esto es de tu agrado y tienes que hacerlo continuamente tienes la opcion de usar VBA para automatizarlo, el codigo seria el siguiente:
Sub Mark_Duplicates()
    Dim Rng_Cmplte As String
    Dim Rng_Cell As String    
    Rng_Cmplte = Selection.Address
    Rng_Cell_a = Range(ActiveCell.Address).Address
    Rng_Cell_b = Replace(Rng_Cell_a, “$”, “”)
   
    Selection.FormatConditions.Delete
    Selection.FormatConditions.Add Type:=xlExpression, Formula1:= _
        “=COUNTIF(” & Rng_Cmplte & “,” & Rng_Cell_b & “)>1″
    With Selection.FormatConditions(1).Font
        .Bold = True
        .Italic = False
        .ColorIndex = 3
    End With
    Selection.FormatConditions(1).Interior.ColorIndex = 6
End Sub

Posiblemente este codigo sea sujeto a perfeccionarse pero hasta ahora lo he usado frecuentemente sin ningun problema.

Se aceptan sugerencias

 

Adios a ese molesto GetPivotData

Con frecuencia me cuestionan si las nuevas funcionalidades de Excel tienen la finalidad de hacer la vida mas facil o mas difícil a los usuarios… y mi respuesta casi siempre es que las nuevas caracteristicas tienden a hacer mas facil la vida de los usuarios si estos se toman la molestia de pagar el precio de poner un poco de atención a los cuadros de dialogo y razonar sobre cual es la mejor manera de hacerlo.

 

El ejemplo clasico es la funcion GetPivotData que sin preguntar se activa cada vez que hacemos referencia a un valor que existe en una tabla pivote.

Esto no deja de tener algunas ventajas para un usuario experimentado, pero  para la gran mayoría es un dolor de cabeza tener que lidiar con este favor no solicitado que nos hicieron los programadores de Microsoft.

La solucion es muy simple y muy poco conocida también siga estos pasos:

1.- En la barra de herramientas de clic derecho y vaya al menú “Customise” o “Personalizar”

 

 

 

 

2.- Busque en el tab “Commands”  el menú “Data” y busque el comando “Generate Pívot Data”

 

3.- Arrastrelo a la barra de herramientas de su preferencia y listo!!.

 

A partir de ahora esta listo para evitar esos molestos GetPivotData y solo utilizarlo cuando mejor le convenga.

 

Tal vez ahora se preguntara “¿mmmm y como para que es bueno el dichoso GetPivotData?” y claro que sirve, de hecho es una funcion que ahorra bastante tiempo y evita errores.

 

Pero eso sera la proxima vez.

 

 

 

¿Sabe utilizar Excel…?

Cuando veo los requisitos en las ofertas de empleo uno de los requisitos en muchos de ellos es “buen manejo de Excel”, “Excel avanzado”, cuando estamos en la escuela recibimos un curso de Excel que cubre las funciones mas básicas del programa, operaciones aritméticas en general, algunas funciones financieras si esta en un área administrativa, formatos simples y listo… es lanzado al mundo laboral con esas herramientas.
Pero cuando llega al mundo laboral se encuentra con un cuadro similar a este:

Empresa de 30 tiendas de comida rápida con 150 productos en el menú, de la cual le requieren elaborar reportes de mezcla de producto por categoría, estos reportes deberán de estar divididos por zona y cada zona deberá de poder mostrar la tienda si se requiere…. Por poco se me olvida decírselo…. Tiene 2 horas pues esto se presenta en la junta con los directores de la franquicia.

Cuando en la escuela le dieron la materia de computo seguramente no le dieron la importancia debida, le mostraron la utilidad de los programas y su posible uso, pero nunca le dijeron como manejar este tipo de situaciones!!!

En IsSolved.com consideramos que los usuarios pueden estar catalogados en tres tipos:

1.      Ocasional   Su rango de acción se limita a ocupar Excel como maquina de escribir, muchas secretarias y oficinistas caen en esta categoría pues sus necesidades son simplemente capturar y dar formato a reportes sencillos.

2.      Uso frecuente no intensivo  Estos usuarios requieren el uso de formatos y cálculos mas profundos, son generalmente contadores, fiscalistas, capturistas cuya necesidad se limita a la aritmética básica.

3.      Power User  En esta categoría es cada ves mas requerida, debido a la creciente necesidad de información las empresas necesitan profesionales que sean lo suficientemente hábiles para enfrentar cualquier requerimiento o cambio sin caer en complejidades exageradas, el Power User es capaz de manejar Excel como un “Front end” para una base de datos, el manejo de las pívot tables es dominado con gran facilidad, además de hacer lo anterior con gran rapidez son capaces de hacerlo con estilo, pues sus reportes muestran un formato lógico que es sumamente apreciado por los lectores.

Además de esto cuentan con habilidades de automatizar tareas con VBA, manejar archivos de texto extremadamente grandes o manejar archivos generados por un ERP que requieren eliminar basura y luego transformarlos en una base de datos. Dependiendo de las necesidades de la empresa, debería de especificar que tipo de usuario requiere contratar, en nuestra experiencia saber que tipo de usuario necesita es el primer paso para que el empleado cumpla con las metas y se sienta a gusto en la posición para la que fue contratado, contratar a un empleado con un nivel diferente al que usted exactamente requiere solo provocara frustración si esta en un nivel inferior al requerido o aburrimiento en caso de tener capacidad en exceso.