Y sera largo por que si lleva como en mi caso mas de 15 años usando los menus, la barra de herramientas y los shortcuts (que no casi no habian cambiado desde 1995) el cambio sera harto lento y frustrante, a eso hay que agregarle el factor “presion” del cual dificilmente se puede uno salvar, pues a su jefe o cliente le importa muy poco si usted tiene poco o mucho usando su Office, los resultados tienen que estar en el momento requerido.
Es una aversion a los cambios de mi parte??? mmmm no creo, es mas bien el sentido de practicidad que se vio frustado por este cambio sin sentido y sin ganancia.
Microsoft afirma que los cambios fueron para hacerlo mas “Funcional” es decir los comandos que se relacionan a una funcion estan todos juntos y mi opinion es….. Mentira!!! si eso fuera cierto hubieran hecho una mezcla de los tabs “Formulas” y “Data” para los que somos Contadores.
Por otro lado me encuentro que la customizacion requiere el uso de herramientas de terceros (aunque son gratis) y el aprendizaje de XML.
En resumen, mi recomendacion es que tome las cosas con calma y trate de ponerse en los zapatos de los que diseñaron la nueva interface, seamos honestos, aun dependemos de Microsoft para muchos de nuestros procesos de escritorio y aunque las herramientas OpenSource avanzan rapidamente al menos esta version de Office tendremos que adoptarla sin remedio.
En siguientes entregas exploraremos como sacarle provecho a esta nueva interfase y la manera en que podemos customizarla a nuestras necesidades.
Que inicie muy bien su viaje.
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Uno de los problemas mas frecuentes que nos encontramos los contadores en nuestro trabajo es tener duplicidad de elementos en una lista donde no debe de tenerlos.
Cuando estamos trabajando con una lista de unos cuantos elementos no hay problema, saltan a la vista, pero cuando la lista es de 5000 renglones y por algun motivo no es aconsejable ordenar estamos en problemas.
Para esto propongo usar el formato condicional
1.- Format-Contional Formating
2.- “Formula is” y escribir lo siguiente: “=COUNTIF($F$18:$F$22,F18)>1″
Donde “$F$18:$F$22″ es el rango donde se pueden repetir los valores y “F18″ es la primera celda de ese rango (Noten que que tiene los signos “$”)
3.- En el boton “Format” agrega los formatos que sean de tu gusto y da click en “Ok” para finalizar
Si esto es de tu agrado y tienes que hacerlo continuamente tienes la opcion de usar VBA para automatizarlo, el codigo seria el siguiente:
Sub Mark_Duplicates()
Dim Rng_Cmplte As String
Dim Rng_Cell As String
Rng_Cmplte = Selection.Address
Rng_Cell_a = Range(ActiveCell.Address).Address
Rng_Cell_b = Replace(Rng_Cell_a, “$”, “”)
Selection.FormatConditions.Delete
Selection.FormatConditions.Add Type:=xlExpression, Formula1:= _
“=COUNTIF(” & Rng_Cmplte & “,” & Rng_Cell_b & “)>1″
With Selection.FormatConditions(1).Font
.Bold = True
.Italic = False
.ColorIndex = 3
End With
Selection.FormatConditions(1).Interior.ColorIndex = 6
End Sub
Posiblemente este codigo sea sujeto a perfeccionarse pero hasta ahora lo he usado frecuentemente sin ningun problema.
Se aceptan sugerencias
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Con frecuencia me cuestionan si las nuevas funcionalidades de Excel tienen la finalidad de hacer la vida mas facil o mas difícil a los usuarios… y mi respuesta casi siempre es que las nuevas caracteristicas tienden a hacer mas facil la vida de los usuarios si estos se toman la molestia de pagar el precio de poner un poco de atención a los cuadros de dialogo y razonar sobre cual es la mejor manera de hacerlo.
El ejemplo clasico es la funcion GetPivotData que sin preguntar se activa cada vez que hacemos referencia a un valor que existe en una tabla pivote.
Esto no deja de tener algunas ventajas para un usuario experimentado, pero para la gran mayoría es un dolor de cabeza tener que lidiar con este favor no solicitado que nos hicieron los programadores de Microsoft.
La solucion es muy simple y muy poco conocida también siga estos pasos:
1.- En la barra de herramientas de clic derecho y vaya al menú “Customise” o “Personalizar”
2.- Busque en el tab “Commands” el menú “Data” y busque el comando “Generate Pívot Data”
3.- Arrastrelo a la barra de herramientas de su preferencia y listo!!.
A partir de ahora esta listo para evitar esos molestos GetPivotData y solo utilizarlo cuando mejor le convenga.
Tal vez ahora se preguntara “¿mmmm y como para que es bueno el dichoso GetPivotData?” y claro que sirve, de hecho es una funcion que ahorra bastante tiempo y evita errores.
Pero eso sera la proxima vez.
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Cuando veo los requisitos en las ofertas de empleo uno de los requisitos en muchos de ellos es “buen manejo de Excel”, “Excel avanzado”, cuando estamos en la escuela recibimos un curso de Excel que cubre las funciones mas básicas del programa, operaciones aritméticas en general, algunas funciones financieras si esta en un área administrativa, formatos simples y listo… es lanzado al mundo laboral con esas herramientas.
Pero cuando llega al mundo laboral se encuentra con un cuadro similar a este:
Empresa de 30 tiendas de comida rápida con 150 productos en el menú, de la cual le requieren elaborar reportes de mezcla de producto por categoría, estos reportes deberán de estar divididos por zona y cada zona deberá de poder mostrar la tienda si se requiere…. Por poco se me olvida decírselo…. Tiene 2 horas pues esto se presenta en la junta con los directores de la franquicia.
Cuando en la escuela le dieron la materia de computo seguramente no le dieron la importancia debida, le mostraron la utilidad de los programas y su posible uso, pero nunca le dijeron como manejar este tipo de situaciones!!!
En IsSolved.com consideramos que los usuarios pueden estar catalogados en tres tipos:
1. Ocasional Su rango de acción se limita a ocupar Excel como maquina de escribir, muchas secretarias y oficinistas caen en esta categoría pues sus necesidades son simplemente capturar y dar formato a reportes sencillos.
2. Uso frecuente no intensivo Estos usuarios requieren el uso de formatos y cálculos mas profundos, son generalmente contadores, fiscalistas, capturistas cuya necesidad se limita a la aritmética básica.
3. Power User En esta categoría es cada ves mas requerida, debido a la creciente necesidad de información las empresas necesitan profesionales que sean lo suficientemente hábiles para enfrentar cualquier requerimiento o cambio sin caer en complejidades exageradas, el Power User es capaz de manejar Excel como un “Front end” para una base de datos, el manejo de las pívot tables es dominado con gran facilidad, además de hacer lo anterior con gran rapidez son capaces de hacerlo con estilo, pues sus reportes muestran un formato lógico que es sumamente apreciado por los lectores.
Además de esto cuentan con habilidades de automatizar tareas con VBA, manejar archivos de texto extremadamente grandes o manejar archivos generados por un ERP que requieren eliminar basura y luego transformarlos en una base de datos. Dependiendo de las necesidades de la empresa, debería de especificar que tipo de usuario requiere contratar, en nuestra experiencia saber que tipo de usuario necesita es el primer paso para que el empleado cumpla con las metas y se sienta a gusto en la posición para la que fue contratado, contratar a un empleado con un nivel diferente al que usted exactamente requiere solo provocara frustración si esta en un nivel inferior al requerido o aburrimiento en caso de tener capacidad en exceso.
Categorías: Entrenamiento
Bienvenido al Blog de IsSolved.com, una firma de servicios profesionales donde nuestra mision es ayudar a nuestros clientes a obtener los mejores resultados con las herramientas que tienen en sus computadoras y que posiblemente no han aprovechado lo suficiente.
Es un hecho, en el caso particular de Excel que el promedio de la gente solo usa el 15% de su capacidad, cuando llega a ocurrir un requerimiento especial, cuando tiene que manipular archivos de texto o usar una base de datos muy grande se voltea inmediatamente a ver al departamento de sistemas que por lo general recomienda una herramienta (por lo general costosa) sin tomar en cuenta que el potencial de Excel y Access son en especial subvalorados, este tipo de eventos bien se pueden manejar en Excel o Access sin ningun inconveniente.
En este Blog intentaremos aplicar la experiencia de varios años a los problemas de la vida diaria que seguramente le ahorraran varias horas de trabajo, dolores de cabeza y fricciones al proporcionar las “mejores practicas”.
Todos los comentarios o dudas que usted pueda aportar son apreciados y los trataremos con la seriedad con las que nos ocupamos de nuestros clientes habituales, publicaremos su respuesta en espera de que quienes tengan este mismo problema se vean beneficiados y crear asi un circulo virtuso de problema-solucion-problema que mejore el dominio de las hojas de calculo y su mejor aplicacion a los problemas de negocios de este mundo interconectado
Esperamos que disfrute este blog, lo ayude y lo recomiende con sus colegas.
Sinceramente….
Equipo de Profesionales de IsSolved.com
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Y sera largo por que si lleva como en mi caso mas de 15 años usando los menus, la barra de herramientas y los shortcuts (que no casi no habian cambiado desde 1995) el cambio sera harto lento y frustrante, a eso hay que agregarle el factor “presion” del cual dificilmente se puede uno salvar, pues a su jefe o cliente le importa muy poco si usted tiene poco o mucho usando su Office, los resultados tienen que estar en el momento requerido.